Case Bob the Robot

Luovat ihmiset saatiin ymmärtämään katetta

Mittareita tarvitaan mielestäni hyvin vähän; tärkeintä on löytää ne oikeat asiat. Meillä ne ovat: myyntikate, keskituntihinta, henkilöstön laskutettavuus- ja käyttöaste. Käytössämme oli jos jonkinmoista Exceliä ja hyvinkin staattista numeerista raporttia. Halusimme niihin värejä, visuaalisuutta ja ”häläreitä”, jotta ihmiset oppisivat havainnoimaan asioita tyyliin, että ”mitä tää 100 tai 150 tarkoittaa”, kun sulla on ne käppyrät siinä edessä, tai että punainen ei ole hyvä ja sininen on hyvä juttu.

Yhdessä Powenin kanssa olemme saaneet raportointimme näyttämään selkeältä ja helposti ymmärrettävältä. On jännittävää nähdä, mitä firmassa tapahtuu, kun yhtiötä aletaan johtamaan näiden visuaalisten lukujen ja mittareiden avulla. Järjestelmään on esimerkiksi visualisoitu asiakaskate ”akvaariona”, jossa huonosti voivat asiakkaat nousevat kuin kalat kuolleina pintaan.

Olimme etsineet jo pidempään sopivaa kumppania sisäiseen raportointitarpeeseen. ValueFrame suositteli meille Powenia ja sielujen sympatia löytyi heti. Juteltiin oikeista ja samoista asioista. Tässä oli tosi hieno ja ketterä prosessi, juuri sellainen kuin pitää olla, eli tehdään samalla kun mietitään ja suunnitellaan.

Visuaalisempi, ajantasainen raportointi

Meillä tapahtui organisaatiomuutos, jossa tiimeille ja tiiminvetäjille tuli enemmän vastuuta myynnistä, liiketoiminnasta ja henkilöstöstä. Sitä tukemaan haluttiin visuaalisempi ja ajantasaisempi raportointi sekä yhdenmuotoista dataa johtamisessa onnistumiseen. Aiemmin käytössä oli kolme eri alustaa. Asioita seurattiin viikko- tai kuukausitasolla Exceleistä ja toiminnanohjausjärjestelmästä ja osa datasta tuli vielä kirjanpidostakin. Nyt kun Powen on rakentanut meille rajapinnan ValueFrameen, tiedot ovat saatavilla aina kun haluaa. Tulemme laajentamaan tätä online/dynaamista raportointia mahdollisesti myöhemmin myös tulos- ja hallitustyöskentelyn raportointiin.

Tärkein hyöty on se, että kaikki käyttävät nyt samoja raportteja, puhutaan aina samoista asioista ja taustavaikuttajista. Aiemmin jokaisella on ollut oma kulma asioihin. Käppyrät ovat nyt ajantasaisia ja isomman porukan saatavilla. Johdonkaan ei tarvitse osata käyttää toiminnanohjausjärjestelmiä – ihan hyvä etteivät käykään siellä. Nyt pystymme katsomaan yhtiön tärkeimpiä mittareita ja toiminnan tasoa niin sanotusti yhden nappulan takaa ja vaikka joka aamu tai milloin tarvetta onkaan.

Projekti tienaa suhteellisen nopeasti itsensä takaisin – arviolta puolessa vuodessa. Sisäisesti suurin resurssisyöppö on se, että ihmisillä menee aikaa oppia luopumaan omista Exceleistään. Siihen kehitämme sisäisesti ratkaisua ja toivomme myös Powenilta hyviä kokemuksia muista asiakkuuksista asian juurruttamiseksi toimintaan. ”After sales” on tärkeää, samoin ihmisten sitouttaminen uuteen. Oli tosi kiva, että Powenilta soitettiin perään ja kyseltiin, miten meillä on mennyt.”

Bob the Robot

  • Edut
  • • Visualisointi helpottaa havainnointia
  • • Selkeä, ajantasainen ja helposti ymmärrettävä raportointi
  • • Ketterä kehitysprosessi
  • Perustettu: 2002 (ent. Bob Helsinki Oy)
  • Kotipaikka Helsinki
  • Työllistää 50
  • Liikevaihto n. 6 M€ (2016)