Case Juvenes-Yhtiöt Oy

“Powen on pystynyt tuomaan paljon lisäarvoa ja tukea toimintamme kehittämiseen”

Valtakunnallisesti toimivan ravintola- ja palveluyhtiö Juveneksen toiminta on kasvanut viime vuosina voimakkaasti. Ajantasaiset, selkeät raportit ovat tuoneet liiketoiminnan johtamiseen kaivattua tukea.

Tehokkaasti alkuun tiedolla johtamisessa

”Löysimme Powenin pari vuotta sitten, kun tutkimme eri vaihtoehtoja tiedolla johtamisesta. Halusimme viedä omaa raportointiamme eteenpäin ja ottaa käyttöön uusia raportoinnin välineitä hyödyntävän tekemisen tavan. Meillä oli myös tarve saada tarkasteltua asioita mobiilisti.

Yhteistyökumppanin valintaa mietimme pääasiassa tekniikkakärjellä, ja Microsoftin työkalut tuntuivat meille luontevimmilta. Powen pystyi tarjoamaan ne ja lisäksi uskottavimman tarinan. Saimme Powenin ydintiimin osaamisesta aiempien tekemisten kautta tuntuman, että tässä on sellainen taho, jonka kanssa voimme lähteä liikkeelle. Totesimme, että meni syteen tai saveen, niin tätä kannattaa kokeilla, koska mahdollisuudet ovat niin suuret.

Halusimme päästä nopeasti alkuun tiedolla johtamisessa ja reaaliaikaisessa, visuaalisessa raportoinnissa. Powenin kanssa meni vain muutamia viikkoja, kun raportointiympäristö oli kasassa ja saimme vietyä sen tuotantoon. Emme edes yrittäneet ottaa kerralla kaikkia mahdollisia tietolähteitä mukaan, vaan keskityimme aluksi myynnin raportointiin. Näin saimme realisoitua hyötyjä nopeasti heti alussa. Nyt meillä onkin menossa jo toinen aalto: raportointia kehitetään edelleen ja saadaan siitä vielä reaaliaikaisempaa.

Yhteistyön aikana Powen on tehnyt meille erillisiä kehitysprojekteja: rakentanut raportointia, tietovarastoja ja tietomalleja. Ylläpitovaiheessa he osaltaan varmistavat, että meidän raportointimme ja tiedon tuomiseen toteutetut liittymät toimivat.

Reaaliaikainen raportointi antaa tilaa ajattelulle

Kun miettii sitä, mitä lähdimme alussa tavoittelemaan, niin olemme päässeet hyvin eteenpäin. Meillä oli tarve yksinkertaistaa tekemistä, vähentää Excel-raportointia ja saada henkilöstö tekemään analysointia itse niin, ettei aina tarvitse pyytää raportointia talousosastolta. Meillä kyllä raportoitiin monia asioita, mutta siihen meni paljon aikaa, joka olisi pitänyt ennemmin käyttää analysointiin. Nyt saamme henkilöt ajattelemaan itse, jolloin analysoinnista on moninkertainen hyöty.

Iso asia on myös se, että pystymme reagoimaan nopeasti. Asioita täytyy pystyä näkemään ja tekemään mahdolliset korjaavat toimenpiteet nopeammin kuin kuukauden syklillä. Yhtiönä meidän rytmimme muuttui kuukausirytmistä viikkorytmiksi. Emme enää katso peräpeiliä, vaan olemme ajan hermolla. Rytmin nopeutumisen ansiosta henkilöstö ja päälliköt ovat entistä innostuneempia luvuista ja tiedolla johtamisesta, koska he pystyvät näkemään paremmin oman tekemisensä ja päätöstensä vaikutukset. Raportointi ja reaalimaailma yhdistyvät helpommin.

Käytännössä muutos näkyy myös laadukkaampina myynti- ja ryhmäpalavereina, joissa on visuaalisesti tuotettua, reaaliaikaista tietoa. Erilliset raportointitarpeet vähenivät, koska ihmisillä on pääsääntöisesti jo tieto kännykässään, josta he voivat itse käydä katsomassa sen. Se on iso muutos tekemisessämme.

Yhteistyö Powenin kanssa on jatkuvaa kehittämistä

Powenin panos meidän raportointiympäristöömme on ollut suuri. Tärkeimmät edut ovat visuaalisuus ja asioiden yksinkertaistaminen. On haasteellista saada lukijan huomio kiinnittymään olennaisiin asioihin, mutta Powenin kanssa olemme onnistuneet siinä yhdistäen helppolukuisuuden ja visuaalisuuden.

Meillä on paljon raportointia, joten haaste tulevaisuuteen on myös se, miten löydetään yksinkertainen tapa esittää asioita. Raporttien paljoudessa fokus saattaa äkkiä hukkua. Powen on tämän osalta mukana sparraamassa meitä kehitysprojekteissamme, ja heillä on keskeinen rooli nostaa esiin muissa yhteyksissä toteamiaan hyviä käytänteitä.

Vuosien varrella olemme työskennelleet monen powenilaisen kanssa, ja samalla Powenkin on oppinut meistä paljon. Sen myötä heiltä on tullut koko ajan lisää hyviä ideoita. Pienenä yhtiönä Powenista on löytynyt paljon joustovaraa, ja he ovat aina pystyneet muuntautumaan meidän tarpeeseemme. Toisaalta Protaconin kautta heille on tullut vielä lisää mahdollisuuksia palvella paremmin. Esimerkiksi help desk -toiminnallisuudet ovat olleet hyvä lisä palveluun.

Powen on pystynyt tuomaan paljon lisäarvoa ja tukea toimintamme kehittämiseen.”

Juvenes-Yhtiöt Oy

  • Edut
  • Tekemisen yksinkertaistaminen
  • Nopeampi reagointimahdollisuus
  • Vähemmän aikaa raportointiin, enemmän analysointiin
  • Omistajina Tampereen yliopiston ja Tampereen teknillisen yliopiston ylioppilaskunnat
  • Ravintola- ja palveluyhtiö, joka tarjoaa ravintoloissaan vuosittain 2.5 milj. ateriaa
  • Työllistää noin 250 henkilöä
  • Liikevaihto 21 milj. euroa